Ce modèle s'adresse aux bailleurs et gestionnaires qui restituent un dépôt de garantie après le départ d'un locataire. Il présente le calcul de façon lisible : les deux états des lieux, chaque retenue avec son devis et son abattement, puis le solde. Il prolonge notre article sur le dépôt de garantie et s'appuie sur le calculateur de retenue avec vétusté pour chiffrer chaque ligne.
Le présent décompte a pour objet de présenter au locataire sortant le sort du dépôt de garantie versé à la signature du bail, à l'issue de l'état des lieux de sortie et de la remise des clés. Il détaille, le cas échéant, les sommes retenues au titre des dégradations imputables au locataire ou d'autres sommes restant dues, ainsi que le solde restitué. Il est établi par le bailleur ou son mandataire et adressé au locataire avec ses pièces justificatives.
Les retenues éventuelles résultent de la comparaison entre l'état des lieux d'entrée et l'état des lieux de sortie, dont les dates et références sont rappelées ci-dessus. Seules les différences constatées entre ces deux documents, qui ne relèvent pas de l'usure normale d'un logement occupé avec soin, donnent lieu à retenue. Les photos datées annexées aux deux constats font partie intégrante de la comparaison et sont tenues à la disposition du locataire.
Chaque retenue est présentée sur une ligne distincte, avec la pièce et l'élément concernés, la dégradation constatée à la sortie, la mention correspondante à l'entrée et le devis ou la facture qui la chiffre. Aucune somme n'est retenue sur la base d'une estimation au jugé. Les devis ou factures cités sont joints au présent décompte. Lorsqu'une réparation n'a pas encore été réalisée, le devis fait foi du montant retenu, dans l'attente de la facture.
Le montant de chaque retenue tient compte de l'ancienneté de l'élément dégradé, compté depuis sa pose ou sa dernière réfection. L'abattement appliqué suit la grille de vétusté annexée au bail lorsqu'elle existe ; à défaut, la proportion retenue est précisée ligne par ligne et argumentée. Les durées de vie et les parts résiduelles utilisées sont indiquées afin que le locataire puisse vérifier le calcul. Le bailleur ne facture pas au prix du neuf un élément qui avait déjà servi.
Le solde restitué correspond au montant du dépôt de garantie diminué du total des retenues. Il est versé au locataire à la date et selon le mode indiqués ci-dessus, dans le délai de restitution applicable, à vérifier selon les textes en vigueur, qui court à compter de la remise des clés. Si le total des retenues dépasse le dépôt, le décompte fait apparaître le complément demandé au locataire, avec le détail des sommes qui le composent.
Lorsque le logement dépend d'une copropriété ou que les charges font l'objet d'une régularisation annuelle, le bailleur peut conserver une provision sur le dépôt de garantie jusqu'à l'arrêté des comptes, dans les conditions et limites prévues par les textes en vigueur, à vérifier. Le montant conservé à ce titre, s'il y en a un, est indiqué sur une ligne distincte et le solde correspondant est restitué dès la régularisation, avec le justificatif de charges.
Le locataire qui conteste une retenue est invité à le faire connaître par écrit, en indiquant la ligne concernée et ses motifs. Le bailleur s'engage à réexaminer la ligne au regard des états des lieux et des photos, puis à répondre par écrit. En cas de désaccord persistant, les parties recherchent une solution amiable, par exemple auprès d'une commission de conciliation compétente, avant toute démarche contentieuse. Ce décompte ne vaut pas renonciation à un recours pour l'une ou l'autre des parties.
Le présent décompte est établi en deux exemplaires, dont un est remis ou adressé au locataire avec les pièces jointes listées ci-dessus. La signature du bailleur ou de son mandataire atteste de l'exactitude des sommes indiquées. La signature du locataire, lorsqu'elle est apposée, vaut accusé de réception du décompte et de ses annexes, sans emporter acceptation des retenues qu'il entendrait contester dans les conditions du paragraphe précédent.
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