Glossaire : 34 termes expliqués

Abattement de vétusté: Réduction appliquée au coût de remise en état d'un élément dégradé, pour tenir compte de la valeur qu'il avait déjà perdue avec le temps avant le dommage. Une peinture de huit ans ne se facture pas au locataire comme une peinture neuve : seule une fraction du devis lui est imputable. L'abattement se calcule le plus souvent de façon linéaire, à partir de l'âge de l'élément, de sa durée de vie théorique, d'une éventuelle franchise et d'une part résiduelle minimale. Le calculateur de retenue du site applique cette logique à partir d'un devis et des paramètres de votre grille.
Voir aussi : Calculateur de retenue avec vétusté, Comment distinguer la vétusté normale des dégradations lors d'un état des lieux de sortie ?.
Annexes du constat: Documents joints à l'état des lieux et référencés dans son texte : photos datées classées par pièce, relevés de compteurs, inventaire du mobilier pour un logement meublé, éventuellement grille de vétusté. Une annexe n'a de valeur que si le constat y renvoie clairement et si elle est remise aux deux parties avec le document signé. Une photo restée dans la galerie d'un téléphone, sans lien avec le constat, n'est pas une annexe. Dans un PDF généré par un outil dédié, les photos sont intégrées au document ; sur papier, elles sont imprimées ou jointes en fichier nommé et daté.
Voir aussi : Pourquoi prendre des photos datées lors de chaque état des lieux locatif ?.
Bailleur: Propriétaire du logement, ou personne qui agit pour son compte, qui le loue à un locataire. Le bailleur, ou son mandataire, agence ou gestionnaire, établit l'état des lieux avec le locataire à l'entrée puis à la sortie. C'est lui qui a le plus à perdre d'un constat d'entrée bâclé : sans description précise et sans photos datées, il ne pourra pas prouver qu'une dégradation constatée à la sortie n'existait pas au départ. C'est aussi lui qui restitue le dépôt de garantie, déduction faite des retenues justifiées, dans le délai applicable.
Voir aussi : Comment réussir un état des lieux d'entrée sans oublier la moindre pièce ?.
Clés, badges et télécommandes: Ensemble des moyens d'accès remis au locataire à l'entrée : clés du logement, de la boîte aux lettres, de la cave ou du garage, badges d'immeuble, bips de parking, télécommandes de portail. Leur nombre exact, par type, doit figurer dans l'état des lieux d'entrée, idéalement avec une photo. À la sortie, on les compte un par un en les rapprochant de la liste initiale. Une clé manquante peut justifier le remplacement d'un cylindre, mais seulement si le décompte de départ existe ; sans lui, aucune retenue n'est défendable.
Voir aussi : Faut-il relever les compteurs et compter les clés lors d'un état des lieux ?.
Commissaire de justice: Professionnel habilité qui peut dresser l'état des lieux lorsque les parties ne parviennent pas à l'établir ensemble à l'amiable, par exemple si l'une refuse de participer ou de signer. Le constat qu'il établit s'impose aux deux parties, et ses frais sont partagés selon des règles à vérifier dans les textes en vigueur. Ce recours reste l'exception : dans l'immense majorité des locations, bailleur et locataire réalisent eux-mêmes le constat contradictoire. Il est surtout utile de le connaître comme solution de repli quand le dialogue est rompu avant même la remise des clés.
Comparaison entrée sortie: Rapprochement, élément par élément, de l'état des lieux de sortie avec celui d'entrée, pour identifier ce qui a changé pendant la location. C'est cette comparaison, et non l'impression générale du logement rendu, qui fonde toute retenue sur le dépôt de garantie. Elle suppose une trame identique dans les deux constats, les mêmes pièces, les mêmes rubriques et le même vocabulaire. Un outil qui reprend l'état d'entrée à l'écran pendant la sortie facilite l'exercice ; sur papier, on travaille avec le constat d'entrée sous les yeux et les photos d'origine à portée de main.
Voir aussi : Comment distinguer la vétusté normale des dégradations lors d'un état des lieux de sortie ?.
Constat contradictoire: Document établi en présence des deux parties, bailleur ou mandataire d'un côté, locataire de l'autre, qui peuvent chacune faire ses observations avant de signer. Le caractère contradictoire est ce qui donne sa force à l'état des lieux : chacun a vu, discuté et accepté le contenu. Un constat rédigé seul par le bailleur, ou signé sans relecture, se conteste facilement. En pratique, le contradictoire se traduit par un parcours commun du logement, l'invitation faite au locataire de signaler ce qu'il remarque, une relecture à deux et la remise d'un exemplaire identique à chacun.
Voir aussi : Que doit contenir un état des lieux conforme pour être valable en cas de litige ?.
Décompte de restitution: Document envoyé au locataire après la sortie, qui détaille le sort du dépôt de garantie : montant initial, chaque retenue avec son motif, la mention correspondante de l'état des lieux d'entrée, la photo de sortie et le devis ou la facture qui la justifie, puis le solde restitué et la date du versement. Un décompte présenté ligne par ligne désamorce la plupart des contestations, parce que le locataire comprend d'où vient chaque somme. Il s'envoie par écrit, avec les justificatifs joints, et se conserve avec le constat de sortie.
Voir aussi : Comment gérer le dépôt de garantie et éviter les litiges à la sortie du locataire ?.
Dégradation: Dommage causé au logement ou à ses équipements pendant la location, qui dépasse l'usure normale d'un bien occupé avec soin : trou dans une cloison, moquette brûlée, porte enfoncée, équipement cassé, murs couverts de traces. La dégradation résulte d'un choc, d'un défaut d'entretien ou d'un usage anormal, et peut être imputée au locataire, après abattement de vétusté. Elle se distingue de la vétusté par une question simple : un usage soigneux et un entretien courant l'auraient-ils évitée ? Elle ne s'établit que par comparaison avec l'état des lieux d'entrée, photos à l'appui.
Voir aussi : Comment distinguer la vétusté normale des dégradations lors d'un état des lieux de sortie ?.
Dépôt de garantie: Somme versée par le locataire à la signature du bail et conservée par le bailleur pendant toute la location, destinée à couvrir les manquements éventuels du locataire, notamment les dégradations constatées à la sortie. Son montant maximal dépend du type de location. À la fin du bail, il est restitué dans un délai qui court à partir de la remise des clés, plus court lorsque l'état des lieux de sortie est conforme à celui d'entrée, déduction faite des retenues justifiées. Le respect de ce délai, à vérifier selon les textes en vigueur, évite des pénalités.
Voir aussi : Comment gérer le dépôt de garantie et éviter les litiges à la sortie du locataire ?.
Description par élément: Méthode de rédaction qui décrit séparément chaque composant d'une pièce, sol, murs, plafond, fenêtre, porte, prise, radiateur, équipement, au lieu de résumer la pièce en une ligne. Une mention « séjour : bon état » ne protège personne ; une rayure localisée sur le parquet devant la fenêtre, si. La description s'appuie sur un vocabulaire homogène d'un élément à l'autre, par exemple neuf, bon état, état d'usage, mauvais état, complété par la remarque qui justifie le choix. C'est elle qui rend possible, à la sortie, une comparaison point par point sans ambiguïté.
Voir aussi : Comment réussir un état des lieux d'entrée sans oublier la moindre pièce ?.
Durée de vie théorique: Nombre d'années au terme desquelles un élément du logement est considéré comme ayant perdu l'essentiel de sa valeur par l'usage normal, dans une grille de vétusté. Elle varie selon la nature de l'élément : une peinture ou une moquette vieillissent plus vite qu'un parquet ou un carrelage. Les valeurs inscrites dans la grille annexée au bail font référence entre les parties ; en leur absence, on retient des ordres de grandeur prudents et argumentés. La durée de vie sert, avec l'âge de l'élément, à calculer la part du devis encore imputable au locataire.
Voir aussi : Calculateur de retenue avec vétusté.
État des lieux d'entrée: Constat contradictoire établi le jour de la remise des clés au locataire, qui décrit l'état du logement, de ses équipements et de ses annexes, avec les relevés de compteurs et le décompte des clés. Il fixe la référence de toute la location : c'est à lui que sera comparé l'état des lieux de sortie. Un constat d'entrée incomplet ou imprécis se retourne contre le bailleur, qui ne pourra plus prouver qu'un défaut n'existait pas au départ. Il se réalise pièce par pièce, selon un parcours fixe, avec photos datées, puis se relit et se signe à deux.
Voir aussi : Comment réussir un état des lieux d'entrée sans oublier la moindre pièce ?, Estimateur de durée d'un état des lieux.
État des lieux de sortie: Constat contradictoire établi lorsque le locataire rend le logement, sur la même trame que l'état des lieux d'entrée, afin de comparer élément par élément et de noter ce qui a changé. Il relève aussi les compteurs, compte les clés rendues et recueille l'adresse à laquelle le locataire pourra être joint. C'est sur lui que s'appuie le décompte de restitution du dépôt de garantie : chaque retenue doit correspondre à une différence constatée entre les deux documents, qualifiée de dégradation et non d'usure normale, puis chiffrée sur devis avec abattement de vétusté.
Voir aussi : Comment distinguer la vétusté normale des dégradations lors d'un état des lieux de sortie ?, Comment gérer le dépôt de garantie et éviter les litiges à la sortie du locataire ?.
Exemplaire remis: Copie identique de l'état des lieux signé, remise à chaque partie le jour du constat. Sur papier, cela signifie deux originaux signés ; avec un outil numérique, un même PDF figé envoyé aux deux adresses. La remise d'un exemplaire est une condition de la valeur du document : un constat conservé par une seule partie, ou remis des jours plus tard après d'éventuelles corrections, offre un angle de contestation évident. L'exemplaire d'origine se conserve tel quel, sans réédition, car c'est lui, identique à celui de l'autre partie, qui fera foi en cas de désaccord.
Voir aussi : La signature électronique d'un état des lieux a-t-elle une vraie valeur juridique ?.
Franchise de vétusté: Période initiale, prévue par certaines grilles de vétusté, pendant laquelle un élément est considéré comme neuf : une dégradation survenue dans ce délai est imputable au locataire pour la totalité du coût de remise en état, sans abattement. Au-delà de la franchise, la part imputable diminue chaque année jusqu'à la fin de la durée de vie théorique. Sa durée dépend de la grille annexée au bail et n'a rien d'universel. Dans le calculateur de retenue du site, la franchise est un paramètre à renseigner, à zéro si votre grille n'en prévoit pas.
Voir aussi : Calculateur de retenue avec vétusté.
Grille de vétusté: Barème, annexé au bail lorsqu'il existe, qui fixe pour chaque catégorie d'éléments du logement une durée de vie théorique, éventuellement une franchise initiale et une part résiduelle minimale, afin de calculer l'abattement à appliquer sur le coût d'une dégradation. Son intérêt est d'objectiver le calcul avant tout désaccord : bailleur et locataire savent dès la signature comment une retenue sera chiffrée. En l'absence de grille, le principe d'un abattement reste généralement admis, mais sa proportion se discute au cas par cas, et une argumentation prudente vaut mieux qu'un chiffre imposé.
Voir aussi : Comment distinguer la vétusté normale des dégradations lors d'un état des lieux de sortie ?, Calculateur de retenue avec vétusté.
Horodatage: Enregistrement automatique de la date et de l'heure de prise d'une photo, ou de la signature d'un document, par l'appareil ou l'outil utilisé. Pour un état des lieux, l'horodatage est ce qui transforme une simple image en preuve : il établit que la photo a bien été prise le jour du constat, et non avant ou après. Une photo sans date certaine n'a qu'une valeur limitée. L'horodatage doit rester lisible et rattaché à la photo dans le document final, intégré au PDF ou mentionné dans le nom du fichier joint en annexe.
Voir aussi : Pourquoi prendre des photos datées lors de chaque état des lieux locatif ?.
Inventaire du mobilier: Liste détaillée des meubles, appareils et objets fournis avec un logement meublé, avec l'état de chacun, établie à l'entrée et vérifiée à la sortie. L'inventaire complète l'état des lieux : il permet de constater qu'un élément manque ou a été dégradé, à condition qu'il ait été décrit précisément au départ. Un canapé « taché sur l'accoudoir gauche » ne pourra pas être reproché à la sortie ; un canapé simplement « présent » laisse le doute s'installer. L'inventaire allonge sensiblement la durée du constat, ce que l'estimateur de durée du site prend en compte.
Voir aussi : Estimateur de durée d'un état des lieux.
Locataire: Personne qui occupe le logement en vertu du bail et qui participe à l'état des lieux d'entrée puis de sortie, personnellement ou par un mandataire. À l'entrée, le locataire a intérêt à faire noter chaque défaut existant, car tout ce qui n'y figure pas pourra lui être imputé à la sortie. À la sortie, il rend le logement, les clés et les équipements, et reçoit ensuite le décompte de restitution du dépôt de garantie. Ses observations, même contestées par le bailleur, doivent être consignées dans le constat comme sa position.
Voir aussi : Comment réussir un état des lieux d'entrée sans oublier la moindre pièce ?.
Logement meublé: Logement loué garni d'un mobilier et d'équipements suffisants pour que le locataire puisse y vivre normalement dès son arrivée. Pour l'état des lieux, la différence avec la location vide tient à l'inventaire du mobilier, qui s'ajoute à la description des pièces et allonge le constat. Chaque meuble et chaque appareil est listé avec son état et, si possible, sa référence. Le dépôt de garantie et certains délais suivent des règles propres au meublé, à vérifier selon les textes en vigueur. La trame doit être la même à l'entrée et à la sortie, inventaire compris.
Voir aussi : Estimateur de durée d'un état des lieux.
Mentions du constat: Informations qu'un état des lieux doit contenir pour être complet et utilisable en cas de litige : le type de constat, entrée ou sortie, et sa date ; l'identité du bailleur ou de son mandataire et celle du locataire ; l'adresse du logement et de ses annexes ; la description détaillée de chaque pièce et de chaque équipement ; les relevés de compteurs et le décompte des clés ; les photos référencées ; la signature des deux parties. Une rubrique laissée vide, une page raturée ou une signature manquante fragilisent l'ensemble. Les mentions exigées sont à vérifier selon les textes en vigueur.
Voir aussi : Que doit contenir un état des lieux conforme pour être valable en cas de litige ?.
Parcours pièce par pièce: Ordre fixe dans lequel le logement est visité pendant l'état des lieux, toujours le même d'un constat à l'autre, avec dans chaque pièce le même ordre d'examen, du sol au plafond puis des menuiseries aux équipements. Cette routine est la meilleure protection contre les oublis classiques : le placard fermé, la plinthe derrière la porte, la prise non testée, le volet non manœuvré. Le parcours se prépare avant le rendez-vous, dans la trame du bien, et se répète à la sortie pour faciliter la comparaison. Un outil dédié guide ce parcours à l'écran.
Voir aussi : Comment réussir un état des lieux d'entrée sans oublier la moindre pièce ?, Combien de temps faut-il vraiment prévoir pour réaliser un bon état des lieux ?.
Part résiduelle: Fraction minimale du coût de remise en état que certaines grilles de vétusté laissent à la charge du locataire même lorsque l'élément dégradé a atteint ou dépassé sa durée de vie théorique. Elle traduit l'idée qu'un élément ancien mais fonctionnel avait encore une valeur d'usage, et qu'une dégradation en a privé le bailleur. Sa proportion dépend de la grille annexée au bail ; certaines n'en prévoient pas. Dans le calculateur de retenue du site, la part résiduelle est un paramètre modifiable, à mettre à zéro si votre grille ne la retient pas.
Voir aussi : Calculateur de retenue avec vétusté.
PDF figé: Version définitive et non modifiable de l'état des lieux, générée après la signature des deux parties et envoyée aussitôt à chacune. Le document figé est la condition qui donne à la signature sur écran la même solidité qu'une signature manuscrite : personne ne peut retoucher une description ou remplacer une photo après coup. Il réunit le texte, les photos horodatées, les relevés et les signatures en un seul fichier daté. Il se conserve tel quel, sans réédition, et se classe par bien avec l'exemplaire du constat opposé, entrée ou sortie.
Voir aussi : La signature électronique d'un état des lieux a-t-elle une vraie valeur juridique ?.
Photo datée: Image prise pendant l'état des lieux, horodatée automatiquement et rattachée à la pièce et à l'élément qu'elle montre. Quelques photos exploitables par pièce suffisent : une vue d'ensemble depuis la porte, un gros plan sur chaque défaut décrit dans le texte, les équipements sensibles, les compteurs et les clés. La photo datée objective ce que le texte décrit et coupe court aux discussions à la sortie, surtout si l'on reprend alors le même cadrage qu'à l'entrée. Elle n'a de valeur que jointe au constat signé, en annexe référencée ou intégrée au PDF.
Voir aussi : Pourquoi prendre des photos datées lors de chaque état des lieux locatif ?.
Pièces d'eau et annexes: Cuisine, salle de bains, toilettes, ainsi que cave, balcon, garage, cellier ou grenier rattachés au logement. Ces espaces se décrivent avec la même rigueur que les pièces principales, mais demandent une attention particulière à certains points : robinetterie, évacuation, joints, ventilation et sanitaires pour les pièces d'eau ; humidité, éclairage et fermeture pour les annexes. Ils sont souvent oubliés dans la trame, ce qui prive le bailleur de tout recours en cas de dégradation. L'estimateur de durée du site les compte à part, avec un temps de description un peu inférieur.
Voir aussi : Estimateur de durée d'un état des lieux.
Relecture commune: Étape qui suit le parcours du logement et précède la signature : les deux parties reprennent ensemble le constat du début à la fin, vérifient chaque description et chaque photo, corrigent ou complètent ce qui doit l'être. Une mention ajoutée à ce moment vaut mieux qu'un courrier de contestation quelques jours plus tard. La relecture fait partie de la valeur de la preuve : elle établit que le signataire a vu et accepté le contenu en connaissance de cause. Elle demande quelques minutes, à prévoir dans le créneau du rendez-vous, avant la remise des clés.
Voir aussi : La signature électronique d'un état des lieux a-t-elle une vraie valeur juridique ?.
Relevé de compteurs: Inscription dans l'état des lieux de l'index des compteurs d'électricité, de gaz, d'eau froide et d'eau chaude au jour du constat, avec le numéro de série de chaque appareil pour éviter toute confusion en immeuble collectif. Le relevé fixe le point de départ et le point d'arrivée de la responsabilité du locataire sur ses consommations. On note les chiffres entiers, sans décimales, on fait confirmer le chiffre par l'autre partie et on photographie l'affichage, index et numéro lisibles. Un relevé manquant rend contestable toute répartition ultérieure des consommations.
Voir aussi : Faut-il relever les compteurs et compter les clés lors d'un état des lieux ?.
Réparations locatives: Travaux d'entretien courant et menues réparations qui incombent au locataire pendant la location : remplacement d'un joint, rebouchage de trous de fixation, entretien des équipements, nettoyage. Leur liste est fixée par les textes en vigueur, à consulter avant tout décompte. À la sortie, une réparation locative non effectuée peut justifier une retenue, sur devis ou facture, à condition que l'état des lieux d'entrée permette d'établir que le défaut n'existait pas au départ. Les gros travaux liés à la vétusté ou à un vice du logement restent à la charge du bailleur.
Voir aussi : Comment gérer le dépôt de garantie et éviter les litiges à la sortie du locataire ?.
Retenue sur dépôt de garantie: Somme que le bailleur déduit du dépôt de garantie à la sortie pour couvrir une dégradation imputable au locataire ou une réparation locative non effectuée. Une retenue défendable repose sur quatre pièces : la mention de l'état des lieux d'entrée, la photo de sortie, le devis ou la facture de remise en état et le détail de l'abattement de vétusté appliqué. Elle ne se décrète pas au jugé. Lorsque le total des retenues dépasse le dépôt, la différence reste à réclamer au locataire. Le calculateur du site chiffre la retenue élément par élément.
Voir aussi : Calculateur de retenue avec vétusté, Comment gérer le dépôt de garantie et éviter les litiges à la sortie du locataire ?.
Signature électronique: Signature apposée sur l'écran d'un téléphone ou d'une tablette en fin de visite, par le locataire et le bailleur, et rattachée au document daté. Un écrit électronique a la même valeur qu'un écrit papier dès lors que les signataires sont identifiés, que la date est certaine et que le document ne peut plus être modifié après la signature. Le point clé n'est pas le geste, mais le document figé qui en résulte et l'envoi immédiat d'un exemplaire identique aux deux parties. La signature intervient toujours après la relecture commune, jamais avant la fin de la visite.
Voir aussi : La signature électronique d'un état des lieux a-t-elle une vraie valeur juridique ?.
Trame: Modèle structuré du constat, propre à un bien, qui liste les pièces dans l'ordre du parcours et, pour chacune, les éléments à examiner : sols, murs, plafond, menuiseries, électricité, chauffage, équipements, mobilier pour un meublé. Préparée une fois avant le premier rendez-vous, la trame sert à l'entrée, à la sortie et pour tous les locataires suivants, ce qui garantit une comparaison point par point. Elle peut prendre la forme d'une grille imprimée, d'un tableur ou d'une fiche de bien dans un outil dédié ; l'essentiel est qu'elle soit identique d'un constat à l'autre.
Voir aussi : Combien de temps faut-il vraiment prévoir pour réaliser un bon état des lieux ?, Comparateur papier ou numérique.
Vétusté: Usure inévitable d'un logement et de ses équipements du seul fait du temps et d'un usage normal : peinture qui ternit, sol qui marque au passage, joints qui jaunissent, mécanismes qui se fatiguent. La vétusté ne peut pas être imputée au locataire, même si l'état de sortie diffère de l'état d'entrée. Plus la location a duré, plus la part d'usure acceptable est grande. Elle se distingue de la dégradation, qui résulte d'un dommage ou d'un défaut d'entretien, et elle justifie l'abattement appliqué au coût de remise en état d'un élément réellement dégradé.
Voir aussi : Comment distinguer la vétusté normale des dégradations lors d'un état des lieux de sortie ?.

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