EtatLieux ou la grille papier : que choisir le jour de la remise des clés ?

Ce que la grille papier a pour elle

Le papier ne tombe jamais en panne de batterie, ne demande aucune connexion et ne surprend personne : le locataire comprend immédiatement ce qu'il signe. Un formulaire bien conçu, avec une ligne par élément et des cases pour l'état, se remplit vite, et un bailleur occasionnel n'a rien à apprendre avant d'arriver sur place.

• aucun abonnement ni matériel, un formulaire et un stylo ;
• lisible et rassurant pour un locataire peu à l'aise avec le numérique ;
• signature manuscrite immédiate, sans question sur sa valeur ;
• fonctionne dans une cave sans réseau comme dans un logement neuf.

Ses faiblesses sont bien connues de ceux qui l'utilisent : une écriture illisible relue trois ans plus tard, une case cochée sans précision, un exemplaire égaré, et surtout aucune photo intégrée au document. Les photos existent souvent, mais sur un téléphone, sans lien clair avec la ligne du constat qu'elles devraient appuyer.

Ce que change un constat numérique comme EtatLieux

Sur le téléphone, le parcours pièce par pièce reste le même, mais chaque défaut noté peut recevoir une photo datée et rattachée à la pièce, et le document final les contient toutes. Les relevés de compteurs et le nombre de clés sont saisis au même endroit, avec la photo de l'index. À la fin, le locataire et le bailleur signent sur l'écran et reçoivent chacun le même PDF, ce qui règle la question de l'exemplaire égaré.

• photos intégrées au constat, pièce par pièce, avec leur date ;
• texte lisible, sans écriture manuscrite à déchiffrer ;
• deux exemplaires identiques, envoyés immédiatement ;
• comparaison automatique avec l'entrée le jour de la sortie.

En contrepartie, il faut un téléphone chargé, un abonnement, et un minimum d'habitude pour ne pas ralentir la visite les premières fois. Certains locataires demandent aussi des explications sur la valeur de la signature sur écran, question légitime à laquelle il faut savoir répondre calmement.

Le temps sur place et le temps après

Sur place, les deux méthodes prennent à peu près le même temps : ce qui compte, c'est la préparation en amont et la rigueur du parcours, pas le support. L'estimateur de durée d'un état des lieux donne un ordre de grandeur du créneau à bloquer, valable dans les deux cas. La différence se joue après : la grille papier réclame une mise au propre, une photocopie ou un scan, un envoi et un classement, là où le constat numérique est déjà propre, envoyé et archivé quand vous quittez le logement.

Le jour de la sortie, quand le constat sert vraiment

Un état des lieux ne sert à rien tant que tout se passe bien. Il devient central quand une retenue sur le dépôt de garantie se discute. Avec la grille papier, la discussion repose sur une case cochée et la mémoire des deux parties ; avec un constat photographié, elle repose sur deux images datées côte à côte. Le montant à retenir se calcule ensuite de la même façon, en déduisant la vétusté, par exemple avec le calculateur de retenue avec vétusté.

Reste que le papier a une vertu : il ne dépend d'aucun service. Un bailleur qui conserve ses constats dans un classeur, avec les photos imprimées et agrafées, obtient une preuve solide au prix d'une organisation exigeante.

Le comparatif en un tableau

Notre verdict